Nós já explicamos aqui como funcionam as máquinas POS e TEF, neste artigo comparamos os dois equipamentos para que você escolha a maquininha de cartão ideal para o seu estabelecimento.
A POS é a maquininha de cartão que não é integrada ao sistema de nota ou cupom fiscal do estabelecimento. Já a TEF é automatizada, ao processar a venda no terminal o sistema já emite automaticamente a nota ou cupom fiscal.
Outra característica da TEF é que os dados do pagamento é enviado automaticamente para a maquininha sem que o caixa tenha que digitar o valor da venda no equipamento.
Empresas de cartões comercializam sistemas POS e TEF para automatizar as vendas dos estabelecimentos, entenda como cada um funciona.
A TEF também dificulta a sonegação de impostos, uma vez que todas as vendas registradas no caixa (inclusive no dinheiro) serão automaticamente comunicadas à Receita Federal através do sistema integrado da maquininha.
Benefícios do POS
- Portabilidade – como as máquinas POS não são integradas ao sistema do estabelecimento, elas podem ser portáteis. É possível vender até mesmo na rua ou em outro município.
- Baixo custo – o custo da POS é bem menor do que a TEF, geralmente basta adquirir ou alugar uma maquininha de cartão para começar a vender.
- Não precisa estar integrado ao sistema – A não integração com a Receita Federal pode trazer benefícios fiscais para o estabelecimento, visto que o registro das notas fiscais é feito após a venda ou, em alguns casos, até o final do mês.
- A emissão de nota fiscal é feita manualmente – Emitir a nota fiscal manualmente evita que o estabelecimento tenha que pagar tributos a mais por uma venda cancelada. Em caso de cancelamento de venda há tempo para o estabelecimento não emitir determinada nota. No sistema TEF a nota fiscal é emitida automaticamente no momento da compra.
Benefícios da TEF
- Automação – O processamento da venda no cartão e a emissão da nota fiscal é feita automaticamente;
- Facilita a contabilidade – Dependendo do setor do seu negócio, é necessário transmitir diariamente ou mensalmente todas as vendas (com ou sem cartão) para a Receita Federal. A TEF permite a automação, o que evita que um contador tenha que fazer o envio manualmente das informações;
- Permite uso de mais de uma máquina/terminal de cartão – No sistema TEF é possível aceitar todas as bandeiras de cartões de crédito e débito do mercado, pois a empresa pode usar o sistema da Rede, Cielo e SumUp, por exemplo, ao mesmo tempo;
- Cancelamento automático de vendas e notas no sistema fiscal da empresa – Em caso de cancelamento de compra no terminal a nota é cancelada automaticamente, pois há integração do sistema com a Receita Federal e a Secretaria da Fazenda;
Desvantagens do POS
- Dificulta a contabilidade – exige envio manual das vendas aos órgãos;
- Transmissão dos dados à Receita Federal deve ser feita manualmente – Dependendo do setor do seu negócio pode ser necessário que tenha um contador a disposição para envio de dados diários, semanais ou mensais a RFB;
- A nota ou cupom fiscal deve ser emitida manualmente – Diminui a produtividade do seu negócio, pois o caixa precisa emitir a nota fiscal e processar a venda na maquininha de cartão. Além disso o controle das vendas deve ser feito de forma manual, pois não há um sistema integrado;
Desvantagens da TEF
- A maioria das máquinas TEF precisam ser conectadas via cabo – Embora já existam equipamentos TEF sem fio, no Brasil a maioria dos sistemas automatizados pelo TEF usam conexão via cabo.
- Transmite automaticamente dados das vendas para a Receita Federal – impossível omitir vendas, em caso de erro na emissão não há tempo de corrigir, sendo necessário cancelar e emitir uma nova nota ou cupom fiscal;
- Custo de implementação é maior do que simplesmente adquirir uma máquina POS – Devido à necessidade de integração de todo o sistema, o custo de aquisição de um software TEF é maior;
- Necessário ter uma conexão com a internet de melhor qualidade – Por conta da transmissão automática de dados à Receita Federal o estabelecimento precisa ter uma boa conexão com a internet. Enquanto algumas máquinas POS usam até conexão móvel, na TEF é recomendado ter uma conexão mais rápida com a internet;
Antes de optar por POS, verifique com seu contador se o seu negócio não está obrigado a ter uma máquina TEF. Em alguns estados – e dependendo do tipo de empresa – há a obrigatoriedade de processamento de vendas em terminais TEF (Transferência Eletrônica de Fundos), pois a Secretaria da Fazenda pode querer ter acesso as suas vendas em tempo real.
Alguns negócios são impedidos de usar máquinas do tipo POS, sendo obrigados por lei a adotar o sistema TEF, não só pela automação, mas também pelo controle fiscal da Receita Federal. Em supermercados, por exemplo, é comum a utilização apenas de terminais TEF.
Observe que nem toda máquina com fio é TEF e nem toda máquina sem fio é POS. Já é possível fazer a automação por meio de TEF através da utilização de equipamentos sem fio (wireless).
