Como funcionam as máquinas de cartões TEF

Empresas de cartões vendem sistema TEF que integra as vendas do estabelecimento com os órgãos tributários.

Já ouviu falar em TEF? Caso tenha um estabelecimento com máquina de cartão é fundamental que saiba como funciona e quais são as vantagens de migrar para as máquinas integradas a Transferência Eletrônica de Fundos (TEF), em alguns estados – e de acordo com o tipo de constituição da empresa – o uso desse sistema de pagamento é obrigatório.

O TEF – Transferência Eletrônica de Fundos – são sistemas integrados à maquininha de cartão de crédito ou débito. Essa integração permite que o estabelecimento emita a nota fiscal de forma integrada com a máquina de cartão. Além de emitir a nota ou cupom fiscal, a TEF também possui integração com a Receita Federal.

O TEF integra os seguintes componentes:

• Máquina de cartão – A máquina de cartão ou o PINPAD é o dispositivo que o cliente insere o cartão e digita a senha para o processamento da compra;
• Monitor – Os dados da venda aparecem para o caixa no monitor, incluindo a transação com cartão;
• Teclado – Pelo teclado o caixa consegue enviar o valor da compra para a maquininha, dispensando a inserção manual na máquina de cartão, ou seja, os dados são enviados automaticamente durante o processamento da venda;
• Leitor de código de barras – O leitor do código de barras do estabelecimento é integrado ao Sistema TEF para que as informações do cupom fiscal possam ser enviados à Secretaria da Fazenda (Estadual ou da Receita Federal);

É comum que o TEF seja utilizado em grandes estabelecimentos como: supermercados, farmácias, shoppings, lojas, etc.

Caso o cliente coloque CPF na Nota, a nota ou cupom fiscal daquela compra é enviada automaticamente para a Secretaria Estadual da Fazenda (Sefaz) para que conste no extrato do Nota Fiscal Paulista, Nota Carioca ou qualquer outro programa de incentivo fiscal no qual o consumidor tenha que inserir o CPF ou CNPJ no momento da compra.

É por isso que os clientes que pedem o CPF na nota em estabelecimentos que possuem o sistema TEF conseguem visualizar a nota fiscal eletronicamente em sites como: Nota Fiscal Paulista, Nota Carioca, Nota Fiscal Gaúcha, dentre outros.

Integração fiscal

O principal benefício no uso de uma solução TEF é com relação a simplificação contábil do estabelecimento, uma vez que as vendas com cartões são integrados ao sistema de nota ou cupom fiscal do estabelecimento.

As vendas são automaticamente transmitidas para a Secretária da Fazenda e Receita Federal, o que dispensa o envio manual dos dados, com isso, a contabilidade do estabelecimento acaba ficando menos complexa e menos onerosa, visto que se evita a necessidade de contador para a transmissão dos dados de forma manual.

De forma resumida podemos dizer que o TEF é uma solução que integra as vendas do estabelecimento com a máquina de cartão e o sistema de nota/cupom fiscal, fazendo a transmissão automática de todos os dados para a Receita Federal e Secretaria da Fazenda.

Para os pequenos estabelecimento não se justifica a instalação de um sistema TEF devido ao custo com o desenvolvimento e a complexidade com a manutenção dos dados (estoque, atualização de preço das vendas, lote, código, etc). Já para grandes estabelecimentos é recomendado a utilização da TEF para simplificar a contabilidade e, em alguns casos, atender a obrigações legais.

Por causa da integração com a Sefaz a TEF exige também uma conexão o tempo todo com a internet.

Com o TEF é como se a Receita Federal tivesse um fiscal 24 horas por dia no seu estabelecimento, visto que o órgão é informado automaticamente sobre todas as suas vendas em tempo real, seja ela com cartão ou em dinheiro, tudo que você registra na TEF é transmitido automaticamente.